Una din cele mai dificile sarcini care intra in atributiile reprezentantilor unei companii este organizarea unor evenimente corporate. Desi acestia pot avea un plan bine stabilit pentru organizarea evenimentului corporate, desi pot avea si un buget foarte bine pus la punct, sfaturile si recomandarile de la profesionisti nu le pot fi inutile.
Organizarea de evenimente corporate – o mare responsabilitate pe umerii reprezentantilor companiilor
Un sfat important din partea specialistilor in domeniu care au mai trecut prin experienta organizarii unor evenimente este legat de momentul inchirierii. Inchirierea spatiului in care urmeaza sa se desfasoare evenimentul se face cu mult timp inainte. Palatul Noblesse reprezinta una din cele mai bune alegeri in acest sens. Se dovedeste a fi alegerea perfecta, fiind un spatiu potrivit elegantei clasice, un spatiu sofisticat si fascinant, loc in care clasicul se imbina cu tehnologia moderna.
Orice eveniment corporate are nevoie de sonorizare si de inregistrare video, de un DJ talentat si sa cunoasca toate detaliile privind muzica si sonorizarea evenimentului respectiv. Chiar daca nu este vorba de evenimente private, si evenimentele corporate au nevoie de cameramani si fotografi profesionisti pentru a inregistra momentele cheie. In plus, DJ-ii talentati vor finisa detaliile privind muzica si sonorizarea evenimentului corporate, iar pentru sustinerea prezentarilor organizatorii trebuie sa se ia in calcul prezenta unui proiector de buna calitate.
Un alt sfat pe care il pot urma organizatorii unui eveniment corporate tine de colaborarea cu o firma de catering si alegerea unor meniuri personalizate, astfel incat toti invitatii sa fie multumiti de mancare. Pentru a impresiona invitatii, organizatorii se pot documenta si pot strange o lista cu personalitati influente din domeniul de afaceri al companiei pe care o reprezinta sau in numele carora organizeaza evenimentul. Acesti speakeri pot tine o prezentare in cadrul evenimentului, prezentare care va impresiona toti invitatii.
Agenda evenimentului corporate trebuie sa fie alcatuita cu multa minutiozitate, iar organizatorii trebuie sa aiba grija la ordinea in care se vor desfasura cele mai importrante momente. Este recomandabil ca evenimentul corporate sa inceapa cu o scurta prezentare, dupa care sa ia cuvantul managerul companiei care va sustine un mic discurs in fata celor prezenti.
In continuare, este foarte important ca organizatorii sa stabileasca ordinea speakerilor si printre prezentarile lor sa se strecoare si pauzele de cafea si de socializare intre invitati.
Nu in ultimul rand, promovarea evenimentului este foarte importanta. Trebuie sa se acorde o atentie speciala acesteia. Organizatorii pot trimite e-mail-uri cu invitatii catre baza de date a companiei, pot plasa bannere sau anunturi pe site-uri ce tin de nisa companiei, pot imparti pliante si pot distribui materiale publicitare, in cazul in care este necesar.
Daca este vorba despre un eveniment corporate mai restrans, atunci promovarea se poate face numai in cadrul companiei si in randul invitatilor din alte firme colaboratoare sau partenere de afaceri.
